Proyecto de Archivo y Base de Datos de Copán

Biblioteca y Archivos del CRIA

El proyecto empezó enfocando su esfuerzo en la biblioteca CRIA, ya que es su repositorio central para todos los informes, notas, mapas, publicaciones, etc. Una valorización del uso presente y el tráfico en la biblioteca entre los investigadores se decidió reorganizar la configuración de los archivos y el espacio utilizado por los investigadores (Figura 1). Se reorganizaron las tablas y los gabinetes de los archivos y se instaló un divisor de madera alto hasta la cintura para separar el área de la investigación del material de archivo y los libros (Figura 2a). En octubre se dividió un espacio largo a través de la pared del corredor y se instaló una ventana nueva para improvisar visibilidad. Con el consentimiento del IHAH, se restringió el manejo de la existencia a los bibliotecarios de CRIA en el área del almacén del archivo y el equipo del proyecto. De esta manera, los bibliotecarios podían asistir a los investigadores presentándoles los materiales requeridos sin comprometer el manejo, la organización y la seguridad de la biblioteca en general..

El proyecto dividió la entrada de la información de los archivos en la biblioteca de CRIA dentro de la siguiente categoría para la organización y el propósito del trabajo:

1. Existencia de libros
2. Artículos y re-impresiones
3. Revistas
4. Informes (papeles y electrónicos)
5. Notas de Campo y Lotes
6. Mapas
7. Dibujos / Epigrafía / Iconografía
8. Colecciones de Fotografía
9. Correspondencia de Proyecto
10. Otros

Para la biblioteca y los componentes de Archivo del proyecto, se organizaron todas las categorías y se entraron dentro de la base de datos separados por los bibliotecarios, Laura Nina Flores. Estos entonces fueron compilados por el autor cuando se completaron dentro de una base maestra de datos. Se me presentó las bases de datos individuales durante mis viajes a Copán, pero los constreñimientos en ese tiempo hicieron imposible revisarlos enteramente mientras estaba allá. El autor verificó la mayoría de las entradas para la exactitud mientras estaba lejos de Copán, por consiguiente, sin los archivos inmediatamente en la mano, todavía permanecen huecos sin información. Como esta es la iniciación de este trabajo, se considera que algunos refinamientos y adiciones sean hechas en los próximos años. Se usaron los números (OP) de Operación de excavación en lo que fue posible, para mantener el control intelectual sobre el material en 4-9 y proveer consistencia en la base de datos. Siendo los números OP el enlace más importante para los archivos y los materiales pertinentes a las excavaciones a través de CRIA. Muchos de los archivos en los cajones de la biblioteca, sin embargo, estaban fuera de orden, no tenían el número OP de referencia, o algunas veces les faltaba incluso la información del investigador. Como se logró la mayoría de las entradas de los datos durante intervalos mientras el autor no estaba a la mano para conseguir la información, porciones de estos materiales todavía requerirán revisión y actualización. (Vea el ejemplo de la Base de Datos de la Bibliografía)

Valorización de la Conservación

Se condujo una valorización de conservación en mayo del 2001 con la asistencia de Sarah R. Demb, archivista en el museo Peabody (Figura 7). Siguiendo sus recomendaciones (Demb, 2001), se implementaron nuevas medidas de conservación como se describen abajo:

• Los cajones de los archivos ahora se aspiran cada 3-6 meses para limpiar los cajones de partes de insectos y otras partículas. Las hileras de los libros se aspiran cada semana por la misma razón. El proyecto permitió la compra de una aspiradora de mano.

• Se compraron soportes de archivos y los libros para aliviar el que se cayeran sobre los estantes y en los cajones del archivo. El fondo de las carpetas de archivos son marcados a lo largo de los pliegues proporcionados para darle al material una superficie plana sobre la cual puedan descansar. Esto continua haciéndose en bases ad hoc cada vez que el archivo se usa, o se hace una carpeta nueva.

• Cuando se puede se usan carpetas de expansiones de ácido-libre para archivos largos o materiales sueltos como los cuadernos.

• Se removieron los sujetapapeles de todos los archivos porque contribuyen a romper y deprimir el papel, y se oxidan con la humedad. En vez de eso las divisiones se pueden hacer de papel, se removieron los clips plásticos y grapas de cocedora de metal por razones similares, con el tiempo y bajo condiciones húmedas el plástico se adhiere al papel.

• Se removieron los carpetas o los cuadernos que contienen metal o plástico. Las carpetas que tenían moho fueron prioridad para reemplazarlos por carpetas de ácido-libre.

• Se removieron los carpetas colgantes vacías para dar espacio a los archivos. Los cuadernos se descuadernaron, se remplazaron con carpetas, y se desecharon. [Los investigadores deben notar en el futuro que es recomendable o no encuadernar los informes con cubiertas plásticas, o proporcionar uno sin encuadernar, una copia sin cocer para los archivos además de la copia encuadernada.]

• Se etiquetaron los archivos con lápiz para evitar problemas con adhesivos que no son permanentes. El lápiz también permitió a los empleados agregar, o borrar cambios de información con facilidad cuando fue necesario.

Materiales Frágiles
El proyecto compró un número de cajas de documentos y cuatro carpetas llanas para las páginas sueltas y las publicaciones de panfletos. Se recomendó que los empleados pudieran desear preservar las fotocopias de cada material frágil y de mucho uso, y en uno de los casos ya esto estaba listo.

Conservación (reparación)
Se han hecho reparaciones previas a papeles y páginas de libros con cinta "Scotch" que pierde adhesivo con el tiempo y se desprende mientras que al mismo tiempo crea una transferencia alta de contenido de ácido al papel. Se compró cinta de archivo sin ácido para hacer cualquier reparación en el futuro a las páginas, cubiertas o a los cuadernos.

Se presentó al IHAH, una lista de libros que necesitaban atención especial de encuadernación generada por la necesidad de hacer como un informe de condición mientras que el inventario estaba haciéndose, junto con una lista de materiales de archivos que se necesitaban. IHAH prometió fondos en el año fiscal del 2002 para la compra adicional de materiales de archivo dentro de su presupuesto anual y ayudar a pagar al personal. Estos fondos no estaban asegurados al final y las compras mínimas y salarios del personal se cubrieron con la ayuda de Bowditch Research Fund, de la Universidad de Harvard por el resto del año.

El control del clima fue un factor más grande del que se anticipo originalmente para el bienestar de la biblioteca CRIA y el archivo. Siguiendo las recomendaciones S.R. Demb se compró un aire acondicionado y se instaló en la biblioteca en noviembre del 2001. Algunas consideraciones se le dieron a la compra de un deshumidificador con los fondos que habían sido guardados para los estantes, pero no se encontraron deshumidificadores disponibles en Honduras.

S.R. Demb notó:

Debe continuarse como prioridad, la reducción de la humedad en el espacio de almacenamiento, mientras más altos sean los niveles de los techos más es la causa de los problemas de conservación. La instalación de un deshumidificador es talvez la solución más efectiva; sin embargo, esta pieza de equipo necesitaría el uso de un aire acondicionado continuo, así las ventanas pueden estar cerradas todo el tiempo. Puede ser prohibido el costo de adquirir, correr, y mantener las máquinas. Actualmente, la humedad causa moho que degrada los materiales; permite que los insectos vivan entre los materiales y secreten excremento y huevos en las carpetas y libros, hace que las cubiertas de los libros se peguen el uno al otro, y previene que las etiquetas de los libros de larga duración se doblen. Un espacio controlado de clima debe disminuir la cantidad de partículas de aire acumuladas en los materiales. (Demb, 2001)

Demb continúa refiriéndose al proyecto a manuales, material en-línea pertinentes, y talleres de biblioteca y conservación para los archivos de Latinoamérica en los que el personal de CRIA puede participar. Siguiendo una de estas recomendaciones se compró un Manual para la Biblioteca y el Manejo del Archivo para la biblioteca CRIA, disponible en el momento solamente en inglés. Demb desde entonces nos ha sugerido una versión en español en la-línea. Se aconseja imprimir y encuadernar esto, ya que no existe una línea al Internet en la biblioteca. Se recomienda el entrenamiento del personal para incrementar el entendimiento del manejo, organización, y las necesidades de conservación del material, así como también actualizaciones de la base de datos.

Una fotocopiadora de segunda mano (sin funcionar) fue donada a la biblioteca algunos años atrás pero nunca se reparó. El proyecto se encargó de cubrir los costos para la reparación y así facilitar el trabajo del proyecto, copiar artículos frágiles, y disminuir la cantidad de los artículos que dejan la biblioteca para propósitos de copia. Desafortunadamente, como una nota final, la copiadora se ha dañado de nuevo, así es que la biblioteca está sin este servicio. Mientras tanto los bibliotecarios están usando una máquina fotocopiadora para copias requeridas en la oficina administrativa central de CRIA. Se aconseja que para el futuro, se obtenga una copiadora nueva para el uso exclusivo de la biblioteca.

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